Faktury zagraniczne a KSeF 2026: Jak wystawiać e-faktury dla kontrahentów z UE i spoza Unii

Faktury dla kontrahentów zagranicznych muszą być wystawiane w KSeF, ale nie są dostarczane przez ten system. Polski przedsiębiorca wystawia e-fakturę w KSeF, a następnie przekazuje ją nabywcy w uzgodnionej formie: jako PDF z kodem QR, wydruk papierowy lub inną formę elektroniczną. Integracja KSeF automatyzuje cały proces.

Od 1 kwietnia 2026 roku, każdy polski podatnik VAT, współpracujący z kontrahentami z Niemiec, Francji, USA czy Chin, będzie musiał wystawiać faktury przez KSeF. Zagraniczny partner nie ma dostępu do polskiego systemu. Jak rozwiązać ten problem bez podwójnej pracy?

Które faktury zagraniczne podlegają KSeF

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zależy od tego, kto jest wystawcą dokumentu.

Faktury wystawiane przez polskiego przedsiębiorcę

Polski podatnik VAT, wystawiający fakturę dla kontrahenta zagranicznego, musi ją zarejestrować w KSeF.¹ Dotyczy to:

Zagraniczny kontrahent nie loguje się do polskiego KSeF. Po wystawieniu faktury w systemie, polski przedsiębiorca musi ją dodatkowo przekazać nabywcy w uzgodnionej formie.

Faktury otrzymywane od zagranicznych dostawców

KSeF nie służy do raportowania faktur zakupowych od podmiotów zagranicznych.² Faktury za:

• import towarów
• import usług
• WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów)

nie będą widoczne w KSeF. Polski przedsiębiorca księguje je na dotychczasowych zasadach.

Faktury wyłączone z obowiązku KSeF

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy:

• Faktur B2C (dla osób fizycznych nieprowadzących działalności)
• Faktur w procedurze VAT OSS i IOSS
• Faktur wystawianych przez podatników bez siedziby w Polsce
• Biletów pełniących funkcję faktury
• Faktur z kas rejestrujących

Jak dostarczyć fakturę zagranicznemu kontrahentowi

Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, polski przedsiębiorca ma obowiązek udostępnić fakturę nabywcy zagranicznemu w sposób z nim uzgodniony.³

Dopuszczalne formy dostarczenia

1. Plik PDF wysłany e-mailem - najczęstsza forma
2. Wydruk papierowy - dla kontrahentów preferujących dokumenty fizyczne
3. Inna forma elektroniczna - np. przez platformę EDI

Obowiązkowy kod QR

Każda faktura udostępniana poza KSeF musi zawierać kod QR. Kod umożliwia:

• weryfikację autentyczności faktury
• dostęp do danych faktury w KSeF
• sprawdzenie poprawności bez logowania do systemu

Kontrahent zagraniczny skanuje kod QR i widzi dane faktury bezpośrednio z systemu Ministerstwa Finansów.

Problem: Podwójna praca przy fakturach zagranicznych

Nowe przepisy generują dodatkowe obowiązki:

1. Wystawić fakturę w KSeF
2. Wygenerować wizualizację PDF z kodem QR
3. Wysłać PDF do kontrahenta
4. Archiwizować potwierdzenie dostarczenia

Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie oznacza to godziny dodatkowej pracy. Przy setkach faktur - potrzebna jest automatyzacja.

Jak Integracja KSeF rozwiązuje problem faktur zagranicznych

Integracja KSeF automatyzuje cały proces obsługi faktur dla kontrahentów zagranicznych.

Automatyczny przepływ dokumentów

1. System źródłowy generuje fakturę w dotychczasowym formacie
2. Integracja KSeF pobiera dokument i konwertuje do formatu FA(3)
3. KSeF rejestruje fakturę i nadaje numer
4. Integracja KSeF generuje PDF z kodem QR
5. Automatyczna wysyłka do kontrahenta na wskazany adres e-mail

Cały proces zajmuje sekundy. Bez ręcznej pracy.

Obsługa wielu walut i języków

Integracja KSeF obsługuje:

• Faktury w EUR, USD, GBP, CHF i innych walutach
• Automatyczne przeliczenie VAT na PLN, według kursu NBP
• Wizualizacje faktur w języku kontrahenta (EN, DE, FR)
• Poprawne wypełnienie pól KodKraju i NrID dla nabywców zagranicznych

Zgodność ze schematem FA(3)

Faktury eksportowe i WDT wymagają specyficznych oznaczeń w strukturze XML:

Integracja KSeF automatycznie uzupełnia wszystkie wymagane pola na podstawie danych z systemu źródłowego.

Przypadki szczególne

Samofakturowanie przez zagranicznego nabywcę

Jeśli zagraniczny nabywca z UE (posiadający NIP VAT UE) wystawia faktury w imieniu polskiego sprzedawcy:

• Może wystawiać faktury w KSeF (opcjonalnie)
• Polski podatnik nadaje mu uprawnienia przez formularz ZAW-FA
• Nabywca otrzymuje dostęp do KSeF przez upoważnionego pełnomocnika

Zagraniczny podmiot z polskim NIP

Podmiot zagraniczny posiadający polski NIP może korzystać z KSeF. Musi:

1. Złożyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego
2. Wskazać osoby uprawnione do wystawiania faktur
3. Korzystać z KSeF przez pełnomocnika lub bezpośrednio

Data otrzymania faktury przez kontrahenta zagranicznego

W transakcjach krajowych: data otrzymania faktury = data nadania numeru KSeF.

W transakcjach zagranicznych: data otrzymania faktury = data faktycznego dostarczenia (np. otrzymania e-maila z PDF).

Ta różnica ma znaczenie dla terminów płatności i rozliczeń VAT.

Dlaczego warto wdrożyć Integrację KSeF przed kwietniem 2026

Dla firm eksportujących do UE

Od 1 kwietnia 2026 każda faktura WDT musi przejść przez KSeF. Brak integracji oznacza:

• ręczne wystawianie faktur w dwóch systemach
• ryzyko błędów w kodach QR
• opóźnienia w dostarczaniu dokumentów kontrahentom

Dla firm współpracujących z kontrahentami spoza UE

Eksport towarów i usług poza Unię wymaga:

• faktury ustrukturyzowanej w KSeF
• wizualizacji z kodem QR
• dokumentacji dla celników

Integracja KSeF generuje komplet dokumentów automatycznie.

Dla firm z dużym wolumenem faktur zagranicznych

Przy 100+ fakturach miesięcznie dla kontrahentów zagranicznych, ręczna obsługa jest nieefektywna. Integracja KSeF:

• eliminuje podwójną pracę
• redukuje ryzyko błędów
• przyspiesza obieg dokumentów

Następne kroki

Pobierz dokumentację Integracji KSeF. Zawiera szczegóły obsługi faktur zagranicznych, specyfikację API i wycenę pakietów.

➤ Pobierz prezentację (PDF)

➤ Zobacz stronę produktu

Kontakt:

Telefon: +48 89 624 58 80

E-mail: kontakt@binsoft.pl

Najczęstsze pytania

---

Źródła

---