KSeF 2026: Jak zintegrować system bez wymiany oprogramowania

Integracja KSeF to warstwa pośrednia między istniejącym systemem a Krajowym Systemem e-Faktur. Pozwala wysyłać i odbierać e-faktury bez wymiany oprogramowania ERP. Rozwiązanie dla firm z własnymi systemami, zagranicznych oddziałów i producentów oprogramowania. Wdrożenie trwa 2-4 tygodnie. Działa w chmurze. Brak instalacji.

Od 1 lutego 2026 roku każda faktura B2B w Polsce musi przejść przez KSeF. Co zrobić, gdy twój system ERP nie ma polskiej lokalizacji, centrala używa globalnego rozwiązania, albo masz własne oprogramowanie rozwijane przez lata?

Co to jest KSeF i dlaczego jest obowiązkowy

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Każda faktura B2B musi zostać zarejestrowana w systemie i otrzymać unikalny numer KSeF. Bez tego numeru dokument nie jest fakturą w rozumieniu przepisów podatkowych.¹

Harmonogram wdrożenia KSeF 2026

Źródło: Ministerstwo Finansów, gov.pl/web/finanse, kwiecień 2025

Do końca 2026 roku Ministerstwo Finansów nie nakłada kar za błędy techniczne związane z KSeF. Po wejściu obowiązku, faktury PDF przestają być dokumentem księgowym.

Kogo dotyczy problem braku obsługi KSeF

Obowiązek KSeF dotyczy wszystkich podatników VAT wystawiających faktury w Polsce. Problem techniczny pojawia się w czterech grupach:

1. Zagraniczne centrale i oddziały korzystające z globalnych systemów ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics), bez polskiej lokalizacji KSeF
2. Firmy z własnymi systemami rozwijanymi wewnętrznie, gdzie przebudowa pod KSeF wymaga znacznych nakładów
3. Producenci oprogramowania potrzebujący szybkiej integracji dla swoich klientów, bez angażowania własnych zasobów
4. Firmy z niszowymi rozwiązaniami branżowymi, których producent nie planuje integracji z KSeF

W każdym przypadku wymiana całego systemu oznacza koszty liczone w dziesiątkach lub setkach tysięcy złotych, miesiące wdrożenia i ryzyko przestojów operacyjnych.

Czym jest Integracja KSeF

Integracja KSeF to warstwa pośrednia (middleware) między dowolnym systemem źródłowym a Krajowym Systemem e-Faktur. Działa jak tłumacz: pobiera faktury z twojego systemu, konwertuje je do formatu XML, zgodnego ze schematem FA(3) i wysyła do KSeF. Numer KSeF wraca do systemu źródłowego.

Jak działa Integracja KSeF

1. System źródłowy generuje fakturę w dotychczasowym formacie (PDF, CSV, XML, API)
2. Integracja pobiera dokument automatycznie lub przez API
3. Dane są mapowane do schematu FA(3), wymaganego przez Ministerstwo Finansów
4. Faktura trafia do KSeF i otrzymuje unikalny numer systemowy
5. Numer KSeF wraca do systemu źródłowego i jest dostępny w dokumentacji

Kluczowa korzyść: Żadnych zmian w systemie źródłowym. Pracownicy używają dotychczasowego interfejsu. Księgowość otrzymuje faktury z numerami KSeF jak zawsze.

Etapy wdrożenia Integracji KSeF

Czas wdrożenia: 2-4 tygodnie, w zależności od złożoności systemu źródłowego i formatu faktur.

Funkcjonalności Integracji KSeF

• Automatyczne wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF
• Automatyczne pobieranie faktur kosztowych z KSeF
• Powiadomienia o nowych dokumentach (aplikacja rządowa ich nie wysyła)
• Obsługa wielu firm i NIP-ów w jednym panelu
• REST API do integracji z dowolnym systemem
• Archiwum dokumentów w chmurze z 10-letnim przechowywaniem
• Regularne aktualizacje zgodne ze zmianami w KSeF 2.0

Dla kogo jest Integracja KSeF

Zagraniczne oddziały i centrale

Polski oddział korzysta z Integracji KSeF, niezależnie od systemu centralnego. Faktury wystawiane w Polsce przechodzą przez Integrację. Centrala nie wprowadza zmian w globalnym ERP. Rozwiązanie sprawdza się w strukturach holdingowych, gdzie decyzje o systemach IT podejmowane są na poziomie grupy.

Producenci oprogramowania

Integracja KSeF może działać jako white-label dla twoich klientów. Zamiast budować własny moduł KSeF, wykorzystujesz gotową infrastrukturę. Skracasz time-to-market i redukujesz koszty rozwoju.

Firmy z własnymi systemami

Masz system rozwijany przez lata, dopasowany do specyfiki twojej branży. Przebudowa pod KSeF zajęłaby miesiące i kosztowałaby setki roboczogodzin. Integracja KSeF pozwala zachować dotychczasowe rozwiązanie i dodać obsługę e-faktur bez ingerencji w kod.

Dlaczego warto rozpocząć wdrożenie teraz

Od lutego 2026 duże podmioty będą wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF. Dotyczy to dostawców mediów, operatorów telekomunikacyjnych, stacji paliw, hurtowni. Ich faktury nie będą dostępne w formie PDF ani mailowo.

Aplikacja rządowa KSeF nie wysyła powiadomień. Bez integracji z systemem fakturowym firma może przegapić faktury kosztowe. To prowadzi do opóźnień w płatnościach, problemów z ewidencją VAT i komplikacji przy rozliczeniach.

Wcześniejsze wdrożenie pozwala:

• Przetestować integrację na środowisku testowym Ministerstwa bez ryzyka prawnego
• Przeszkolić pracowników przed wejściem obowiązku
• Uniknąć kolejek u integratorów w ostatnich miesiącach przed terminem
• Skorzystać ze skróconego zwrotu VAT: 40 dni zamiast 60

Następne kroki

Pobierz dokumentację techniczną Integracji KSeF. Zawiera opis API, specyfikację mapowania danych, harmonogram wdrożenia i wycenę pakietów.

➤ Pobierz prezentację (PDF)

➤ Zobacz stronę produktu

Kontakt:

Telefon: +48 89 624 58 80

E-mail: kontakt@binsoft.pl

Najczęstsze pytania

---

Źródła