Mapowanie dokumentów do KSeF: Co to jest i dlaczego Twój system tego potrzebuje

Mapowanie dokumentów to proces przekształcania danych z Twojego systemu ERP do formatu XML, zgodnego ze schematem FA(3), wymaganym przez KSeF. Bez poprawnego mapowania, faktura zostanie odrzucona przez system Ministerstwa Finansów. Integracja KSeF wykonuje mapowanie automatycznie i oferuje indywidualne wdrożenie dla firm bez własnego wsparcia IT.

Twój system wystawia faktury w określonym formacie. KSeF wymaga innego formatu. Ktoś musi "przetłumaczyć" jeden na drugi. To właśnie robi mapowanie.

Co to jest mapowanie dokumentów w KSeF

Mapowanie to przypisanie pól z Twojego systemu do odpowiednich pól w strukturze XML e-faktury.

Przykład: Twój system przechowuje numer NIP klienta w polu "CustomerTaxID". KSeF wymaga tego samego numeru w polu "NIP" wewnątrz elementu "Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne". Mapowanie łączy te dwa pola.

Struktura e-faktury FA(3)

Schemat FA(3) obowiązuje od 1 lutego 2026 roku.¹ Zawiera około 500 pól podzielonych na sekcje:

Typy pól w schemacie FA(3)

Ministerstwo Finansów dzieli pola na cztery kategorie:²

1. Obowiązkowe - muszą być wypełnione zawsze (NIP sprzedawcy, numer faktury, kwoty)
2. Opcjonalne - wypełniane w określonych sytuacjach (np. dane przedstawiciela podatkowego)
3. Fakultatywne - dobrowolne (np. kod CN, PKWiU, oznaczenia JPK)
4. Warunkowe - wymagane gdy wypełniono inne pola (np. KodKraju gdy podano NrID)

Błąd w mapowaniu pola obowiązkowego = odrzucenie faktury przez KSeF.

Dlaczego mapowanie jest problemem dla firm

Problem 1: Twój system ma inną strukturę danych

System SAP przechowuje dane inaczej niż Oracle. Oracle inaczej niż Microsoft Dynamics. Każdy lokalny ERP ma własną strukturę bazy danych.

KSeF wymaga jednego, ściśle określonego formatu XML. Ktoś musi napisać reguły konwersji.

Problem 2: Schemat FA(3) jest złożony

Około 500 pól. Część z nich ma zależności logiczne. Wypełnienie jednego pola wymaga wypełnienia kolejnych.

Przykład: Jeśli zaznaczysz pole PPMarzy (procedura marży), musisz wypełnić dokładnie jedno z pól PPMarzy1, PPMarzy2, PPMarzy31, PPMarzy32 lub PPMarzy33. Wypełnienie dwóch lub żadnego = odrzucenie faktury.

Problem 3: Walidacja wielopoziomowa

KSeF przeprowadza trzy rodzaje walidacji przed przyjęciem faktury:³

Walidacja strukturalna: - Zgodność ze schematem XML FA(3) - Kompletność pól obowiązkowych - Poprawność formatów danych - Kodowanie znaków UTF-8

Walidacja biznesowa: - Weryfikacja NIP w bazach podatników - Status VAT kontrahentów - Poprawność obliczeń matematycznych - Logiczność dat

Walidacja podatkowa: - Zgodność stawek VAT z przepisami - Prawidłowość procedur szczególnych - Kontrola limitów gotówkowych

Błąd na dowolnym poziomie = odrzucenie faktury.

Problem 4: Brak kompetencji wewnętrznych

Poprawne mapowanie wymaga: - znajomości schematu FA(3) - znajomości struktury danych Twojego systemu źródłowego - umiejętności programowania w XML/XSLT - znajomości przepisów VAT

Większość firm nie ma programisty, który zna wszystkie te obszary jednocześnie.

Jak działa mapowanie w Integracji KSeF

Integracja KSeF pobiera dane z Twojego systemu i automatycznie przekształca je do formatu FA(3).

Proces mapowania krok po kroku

1. System źródłowy → eksportuje fakturę (CSV, XML, JSON, API) 2. Integracja KSeF → pobiera dane 3. Moduł mapowania → przekształca według zdefiniowanych reguł 4. Walidacja lokalna → sprawdza poprawność przed wysyłką 5. Wysyłka do KSeF → plik XML FA(3) 6. KSeF → walidacja i nadanie numeru 7. Integracja KSeF → odbiera UPO i numer KSeF 8. System źródłowy → otrzymuje potwierdzenie

Przykłady mapowania pól

Mapowanie specjalne dla różnych typów transakcji

Indywidualne wdrożenie mapowania

Dla firm bez własnego działu IT oferujemy pełne wdrożenie mapowania.

Co obejmuje wdrożenie

Etap 1: Analiza systemu źródłowego (1-2 dni) - Audyt struktury danych w Twoim ERP - Identyfikacja pól zawierających dane fakturowe - Analiza formatów eksportu (CSV, XML, JSON, API) - Dokumentacja zależności między polami

Etap 2: Projektowanie mapowania (2-3 dni) - Definicja reguł przekształcania pól - Obsługa przypadków szczególnych (waluty, marże, korekty) - Konfiguracja walidacji lokalnej - Przygotowanie szablonów dla różnych typów faktur

Etap 3: Implementacja (3-5 dni) - Konfiguracja konektorów do systemu źródłowego - Programowanie reguł mapowania - Testy jednostkowe każdego pola - Integracja z środowiskiem testowym KSeF

Etap 4: Testy (2-3 dni) - Wysyłka faktur testowych do KSeF Demo - Weryfikacja poprawności mapowania - Testy przypadków brzegowych - Korekta błędów

Etap 5: Wdrożenie produkcyjne (1 dzień) - Przełączenie na środowisko produkcyjne KSeF - Monitoring pierwszych faktur - Dokumentacja dla użytkowników

Łączny czas wdrożenia: 2-3 tygodnie

Dla kogo jest indywidualne wdrożenie

Firmy polskie bez działu IT: - Korzystasz z ERP bez wbudowanej obsługi KSeF - Nie masz programisty, który zna XML i strukturę FA(3) - Potrzebujesz gotowego rozwiązania "pod klucz"

Oddziały zagranicznych korporacji: - Centrala używa globalnego ERP (SAP, Oracle, Dynamics) - System nie ma polskiej lokalizacji - Decyzje o zmianach w ERP podejmuje centrala, nie oddział - Potrzebujesz rozwiązania niezależnego od centrali

Producenci oprogramowania: - Tworzysz aplikację dla polskich klientów - Nie chcesz budować własnej integracji z KSeF - Potrzebujesz partnera technicznego do obsługi e-faktur

Firmy z systemami własnymi: - Używasz oprogramowania rozwijanego wewnętrznie - System nie jest przystosowany do KSeF - Potrzebujesz warstwy pośredniej bez przebudowy całego systemu

Co zyskujesz dzięki profesjonalnemu mapowaniu

Brak odrzuconych faktur

Walidacja lokalna wychwytuje błędy przed wysyłką do KSeF. Faktura z błędem mapowania nie opuszcza Twojego systemu.

Automatyzacja bez zmian w ERP

Twój system działa jak dotychczas. Integracja KSeF pobiera dane i przekształca je automatycznie. Zero zmian w procesach.

Obsługa wszystkich typów dokumentów

Mapowanie obsługuje: - Faktury sprzedaży krajowe i zagraniczne - Faktury zaliczkowe i rozliczeniowe - Korekty (metoda różnicowa i przed/po) - Faktury w walutach obcych - Procedury szczególne (marża, OSS, odwrotne obciążenie)

Aktualizacje schematu

Ministerstwo Finansów może aktualizować schemat FA. Twoje mapowanie zostanie zaktualizowane przez nasz zespół. Bez pracy po Twojej stronie.

Wsparcie techniczne

W razie problemów z mapowaniem nasz zespół diagnozuje i naprawia błędy. Nie musisz mieć własnego eksperta od KSeF.

Przypadki szczególne w mapowaniu

Faktury walutowe

KSeF wymaga: - kwot netto i brutto w walucie dokumentu - kwoty VAT przeliczonej na PLN - kursu NBP z dnia poprzedzającego obowiązek podatkowy

Integracja KSeF automatycznie pobiera kursy NBP i wypełnia odpowiednie pola.

Korekty faktur

Schemat FA(3) obsługuje dwie metody korekt:

Metoda różnicowa: - Jeden wiersz z różnicą (np. -100 zł) - Prostsza, mniej pól

Metoda przed/po: - Dwa wiersze: stan przed i stan po korekcie - Wymagana w niektórych systemach ERP

Mapowanie konfiguruje metodę zgodną z Twoim systemem źródłowym.

Faktury z załącznikami

FA(3) wprowadza obsługę załączników.⁴ Mapowanie może przenosić: - linki do specyfikacji technicznych - odniesienia do protokołów odbioru - identyfikatory dokumentów w systemie zewnętrznym

Multi-NIP (wiele podmiotów)

Dla firm z wieloma NIP-ami (grupy kapitałowe, oddziały) mapowanie obsługuje: - routing faktur do właściwego NIP - automatyczny wybór danych Podmiot1 na podstawie jednostki wystawiającej - konsolidację odbieranych faktur

Następne kroki

Umów się na bezpłatną analizę Twojego systemu. Sprawdzimy możliwości integracji i przygotujemy wycenę mapowania.

➤ Pobierz prezentację (PDF)

➤ Zobacz stronę produktu

Kontakt:

Telefon: +48 89 624 58 80

E-mail: kontakt@binsoft.pl

Najczęstsze pytania

---

Źródła

---